Musterbriefe und Musterdokumentationen im Vergabeverfahren

Aus der Monatsinfo 8-9/2013: Wie die deutschen Vergabeordnungen, verlangt auch das österreichische Bundesvergabegesetz eine Dokumentation des Vergabeverfahrens und macht hierfür teils zwingende Vorgaben. In ihrem Buch „Musterbriefe und Musterdokumentationen im Vergabeverfahren“ haben die Autoren für die zwingend zu dokumentierenden Schritte, aber auch für viele weitere Schritte des Vergabeverfahrens Musterbriefe und Formulare erstellt und erläutert. Auf knapp 120 Seiten enthält das Buch insgesamt 39 erläuterte Muster. Es folgt dem Ablauf eines Vergabeverfahrens und unterteilt die Muster in die Abschnitte „Vorbereitung des Vergabeverfahrens, Bekanntmachung, Angebotslegung“, „Entgegennahme und Prüfung der Angebote/Teilnahmeanträge“ und „Widerruf und Zuschlag“. Die Bandbreite der einzelnen Muster reicht von Aktenvermerk mit Dokumentation des geschätzten Auftragswertes über Bekanntmachungen, Niederschriften über Angebotsöffnung und ein Verhandlungsgesprächsprotokoll hin zur Vergabeempfehlung und der Bieterinformation. Es sind aber auch Checklisten wie eine „Checklist Teilnahmeunterlagen“ und „Ausschreibungschecklist“ zu finden. Die meisten Muster sind für den Auftraggeber vorgesehen, einige richten sich aber auch an die beteiligten Unternehmen, so z.B. ein Schreiben mit der Bekanntgabe der Bildung einer Bietergemeinschaft. Die Erläuterungen enthalten praxisgerechte Hinweise zur Vorbereitung und Verwendung der jeweiligen Formulare und werden ergänzt durch prägnant formulierte Praxistipps