Der Autor befasst sich in seinem Beitrag mit der Frage, wie Vergabeakten zukunftssicher archiviert werden könnten.

Zunächst wird auf die Ausgangslage eingegangen und es erfolgt eine Problemanalyse. Eingangs wird der hohe Stellenwert des Themas betont, das mit der Digitalisierung, insbesondere wegen der Pandemie enorm an Dynamik gewonnen habe. Das Problem sei, dass die Archivierung im Vergabeverfahren in der Praxis als lästiger Annex betrachtet werde, der für das Primärziel des Beschaffungsvorgangs zunächst ohne Belang sei.

Unter Erläuterungen der Begrifflichkeiten der „Vergabeakte“ und der „Archivierung“ geht der Autor auf die rechtlichen Anforderungen, etwaige Formatvorgaben und die Aufbewahrungsdauer in Bezug auf die Archivierung ein.

Weiter wird die Thematik des Datenschutzes unter Geltung der DSGVO angesprochen, da im Rahmen der Archivierung der Vergabeakten personenbezogene Daten verarbeitet würden.

Anschließend geht der Verfasser auf die Möglichkeiten der Umsetzung ein, für die zunächst eine Prozessanalyse mit einer Aufnahme der Ist- und Sollanalyse und die Verwendung von elektronischen Verfahren und entsprechender Schnittstellen notwendig seien. Letztendlich würden adäquate, insbesondere revisionssichere Archivierungs-Softwarelösungen benötigt, wobei die Ablage auf dem PC oder die Nutzung einer VMS-Lösung (Vergabemanagementsystem) nicht bzw. nur eingeschränkt zu empfehlen seien, weil eine eigenständige DMS-Lösung (Dokumenten Management System) vorzugswürdig sei. Die organisatorische Trennung von Vergabe und Archivierung sei die bessere Wahl.

Abschließend sei für die effektive Umsetzung ein Reglement beim öffentlichen Auftraggeber erforderlich.

Der Autor zieht das Fazit, dass die zukunftssichere Archivierung von Vergabeakten ein höchst relevantes Thema sei, mit dem sich jeder öffentliche Auftraggeber früher oder später befassen sollte. Es sei daher erforderlich, sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen, weil die Chancen und Potentiale trotz der unüberwindbar scheinenden Hürden den anfallenden Aufwand bei erfolgreicher Umsetzung um ein Vielfaches übersteigen.

In seinem Beitrag zeigt der Autor den vergaberechtlichen Rahmen auf, innerhalb dessen EU-Auftraggeber sich an multinationalen Beschaffungsvorhaben internationaler Organisationen im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich beteiligen dürfen. Anders als die EU-Mitgliedstaaten seien internationale Organisationen nicht an das EU-Vergaberecht bzw. des-sen nationale Umsetzungsakte gebunden, sondern wendeten jeweils eigene Vergaberegeln an. Beauftrage ein EU-Mitgliedsstaat eine internationale Organisation, die nicht an die Re-gelungen des EU-Vergaberechts gebunden sei, so stelle dieser Vorgang selbst einen aus-schreibungspflichtigen öffentlicher Auftrag dar. Etwas anderes gelte lediglich dann, wenn eine Ausnahmevorschrift von der Ausschreibungspflicht Anwendung findet, was nach Auffas-sung des Autors lediglich bei kooperativen Forschungs- und Entwicklungsprogrammen (Art. 13 Buchst. c Verteidigungsrichtlinie bzw. § 145 Nr. 2 GWB) der Fall sei. Insoweit sei jedoch lediglich eine Befreiung von der Anwendung der Verteidigungsrichtlinie gegeben, nicht je-doch von den vergaberechtlichen Vorgaben des EU-Primärrechts. Der Rechtsschutz von Bie-tern bei Vergaben internationaler Organisationen, die nicht den Bindungen des EU/GWB-Vergaberechts unterliegen, ergebe sich lediglich aus den Rechtsschutzverfahren, die die Vergaberegime dieser Organisationen vorsähen. In Anwendung des Umgehungsgedankens könne aber insoweit auch gegen den jeweiligen nationalen öffentlichen Auftraggeber vor nationalen Nachprüfungsinstanzen vorgegangen werden. Unberührt hiervon bleibe darüber hinaus die Möglichkeit für Bieter ein Nachprüfungsverfahren gegen die Beauftragung einer internationalen Organisation durch EU-Mitgliedstaaten anzustrengen.

Der Autor beschäftigt sich mit der Frage des Einsatzes von Unterauftragnehmern im Vergabeverfahren. Er stellt hierbei die rechtlichen Grundlagen dar und insbesondere die Differenzierung zwischen normalen Unterauftragnehmern und der Eignungsleihe. Im Weiteren geht er auf die Fragen der Haftung und der Eignungsprüfung hinsichtlich der Nachunternehmer ein. Am Ende seiner Darstellung kommt er zu der in der Praxis immer wieder vorkommenden Konstellation, dass ein Nachunternehmer im Verhandlungsverfahren für mehrere Bieter in Erscheinung tritt. Er verweist insofern auf die Gefahren eines Verstoßes gegen den Geheimwettbewerb und schlägt als eine Lösungsmöglichkeit die Bildung von isolierten Verhandlungsthemenblöcken vor.

Der Beitrag stellt die Neuerungen der HOAI-Reform 2021 vor, die zu Beginn dieses Jahres das verbindliche Preisrecht über Architekten- und Ingenieurleistungen zu unverbindlichen Honorarempfehlungen herabgestuft hat. In diesem Zusammenhang werden u.a. die Schwierigkeiten erörtert, die die Deregulierung des Preisrechts für öffentliche Auftraggeber insbesondere im Hinblick auf die Angemessenheitsprüfung von Honorarangeboten mit sich bringt. Der Beitrag gewährt zudem einen anschaulichen Rückblick auf das Vertragsverletzungsverfahren vor dem EuGH, das der Reform vorausgegangen war, sowie auf das anschließende deutsche Gesetzgebungsverfahren.

Die Autorin gibt in ihrem Beitrag einen Überblick über die Abgrenzung zwischen Bieterfragen und -rügen und erläutert die jeweiligen Vor- und Nachteile anhand von Praxisbeispielen. Bei der Abgrenzung stellt sie dar, welche Mindestbestandteile eine Rüge oder eine Frage enthalten muss und welche Anforderungen Vergabekammern und Gerichte an die jeweilige Äußerung stellen. Ob eher eine Rüge oder eine Frage in Betracht kommt, erläutert sie anhand eines Prüfschemas und zahlreicher Beispiele. Sie gibt Praxishinweise, wie am besten Rügen oder Fragen formuliert werden sollten.

Zunächst stellt die Autorin fest, dass die Beschaffung von Schließsystemen regelmäßig nicht als Bauauftrag, sondern als Liefer-, eventuell als gemischten Dienst- und Lieferauftrag einzuordnen sei. Sie weist darauf hin, dass der Auftragswert pflichtgemäß zu schätzen sei und es sinnvoll sei, vor der Vergabe eine Markterkundung durchzuführen. Dabei sei es in Ordnung, Fachberatungen in Anspruch zu nehmen und sich von Vertrieblern eines Herstellers über ihr Produkt informieren zu lassen. Wichtig sei es, die Ergebnisse der Markterkundung sauber zu dokumentieren. Besonders herausfordernd sei die Festlegung des Beschaffungsgegenstands und der technischen Parameter, weil häufig Probleme mit der Pflicht zur produktneutralen Ausschreibung bei der Ausschreibung von Schließanlagen auftreten könnten. Die Grundsätze, die in der Rechtsprechung zu produktneutralen Ausschreibungen aufgestellt worden sind, fasst sie noch einmal zusammen. Im Übrigen bemerkt sie, dass ansonsten keine Besonderheiten bei der Ausschreibung von Schließanlagen zu beachten seien.

Der Beitrag thematisiert die Entscheidung der VK Saarland vom 22.3.2021 (1 VK 06/2020), derzufolge die Vorabinformationspflicht nach § 134 GWB auch mittels Nachricht über eine E-Vergabeplattform erfüllt werden kann. Die Argumentation wird in Abgrenzung zur Entscheidung der VK Südbayern vom 29.3.2019 dargestellt, in der die VK Südbayern die Nachricht über eine Vergabeplattform als nicht ausreichend angesehen hatte. Der Autor fasst zusammen, dass der Fristlauf nach § 134 Abs. 2 GWB in Gang gesetzt werde, wenn die elektronische Information erstens den Machtbereich des Sendenden unabänderbar verlassen hat, zweitens die Information in Textform,d.h. speicherbar und für eine angemessene Dauer, verfügbar ist und die Information drittens in einem nur dem Empfänger zuzurechnenden sicheren Bereich, vergleichbar einem Postfach, eingelegt wird. Der Autor stimmt der Auffassung der VK Saarland zu und hält es für gut vertretbar, zumindest außerhalb Bayerns die Vorabinformation nach § 134 GWB über die Vergabeplattform zu versenden. Wolle man ganz sicher gehen, so empfehle es sich, die Information weiterhin zusätzlich per Fax und/oder E-Mail zu versenden.

Die Autorinnen setzen sich in ihrem Beitrag mit der Umsetzung von Maßnahmen zur Frauenförderung im Vergaberecht auseinander.
In einem ersten Schritt beschreiben sie die ersten vergabebezogenen Gleichstellungsmaßnahmen, welche in Brandenburg, Berlin und dem Saarland Anfang der 90er-Jahre umgesetzt wurden. Daran anschließend benennen sie als gesetzliche Anknüpfungspunkte § 97 Abs. 3 GWB für Oberschwellenvergaben und die Verpflichtungen aus VOB/A, UVgO und den Landesverordnungen zur Frauenförderung für den Unterschwellenbereich.
In der Folge stellen die Autorinnen dann die unterschiedlichen Ausgestaltungen der Frauenförderung in Berlin, Brandenburg, Thüringen, Bremen und Niedersachsen vor.
In Berlin besteht die Verpflichtung über § 13 Abs. 1 Landesgleichstellungsgesetz beim Abschluss von Verträgen ab einem bestimmten Auftragswert Maßnahmen zur Frauenförderung aufzunehmen und die Regelung verweist hierzu auf eine konkretisierende Frauenförderverordnung (FFV). Im Ergebnis müssen sich somit Unternehmen bereits zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe zu bestimmten Maßnahmen verpflichten.
In Brandenburg sind § 14 Landesgleichstellungsgesetz in Verbindung mit der Frauenförderverordnung (FrauFöV) Anknüpfungspunkt für die Gleichstellung von Frauen. Im Ergebnis können Bieter, die bereits vor Angebotsabgabe Frauenfördermaßnahmen ergriffen haben, bei gleichwertigen Angeboten bevorzugt werden.
In Thüringen werden Auftraggeber im Oberschwellenbereich in § 13 ThürVgG darauf hingewiesen, dass sie gleichstellungsfördernde Bedingungen aufstellen können, sofern diese im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen.
Gleiches gilt für Bremen, wo das Tariftreue- und Vergabegesetz in § 18 Abs. 1 TtVG die Möglichkeit der Berücksichtigung sozialer Kriterien vorsehe, sofern diese im sachlichen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen. Gemäß § 18 Abs. 3 TtVG erhält zudem bei gleichwertigen Angeboten der Bieter den Zuschlag, der u. a. die Chancengleichheit von Frauen und Männern im Beruf fördert.
In Niedersachsen letztlich können öffentliche Auftraggeber gemäß § 11 Abs. 1 S. 1 NTVergG die Förderung der Chancengleichheit als Anforderung an die Unternehmen stellen.
Daran anschließend ziehen die Autorinnen dann ein Fazit, in welchem sie die einzelnen Maßnahmen gegenüberstellen und bewerten.
Im Berliner System sehen die Autorinnen das Wirtschaftlichkeitsgebot des Vergaberechts gewahrt, da die frauenfördernden Maßnahmen erst nach Zuschlagserteilung zum Vertragsgegenstand gemacht werden. Die anderen Systeme müssten hier kritischer gesehen werden, da die frauenfördernden Maßnahmen hier bereits als Eintrittsrecht verstanden werden müssten. Davon ausgenommen ist Niedersachsen, wo die Frauenförderung lediglich als Programmsatz formuliert sei. Im Ergebnis nötige jedoch keine der Regelungen die Unternehmen zu einer konkreten Förderpraxis.
Zum Abschluss fordern die Autorinnen in einem Ausblick klare gesetzliche Regelungen, um beispielsweise Unternehmen, welche auch zukünftig keine Frauen in Führungsetagen vorsähen, entsprechend sanktionieren zu können.